1. Mục tiêu công việc

Đảm bảo hoạt động vận hành chương trình khám sức khỏe với đối tác diễn ra chính xác, đầy đủ và đúng tiến độ thông qua việc điều phối triển khai, quản lý thông tin người khám, theo dõi mẫu và kết quả xét nghiệm, quản lý hồ sơ sức khỏe, xử lý các yêu cầu phát sinh và phối hợp với các bộ phận liên quan. Đóng vai trò là đầu mối phối hợp giữa Sales, các bộ phận nội bộ và đối tác cung cấp dich vụ khám sức khỏe doanh nghiệp, đảm bảo thông tin, kết quả và hồ sơ được luân chuyển đầy đủ từ giai đoạn triển khai chương trình đến khi hoàn tất và bàn giao cho khách hàng.

2. Yêu cầu công việc

2.1. Triển khai chương trình và điều phối đối tác

• Tiếp nhận thông tin từ Sales và các bộ phận liên quan để triển khai chương trình khám sức khỏe với đối tác.
• Cung cấp hướng dẫn vận hành, thông tin chương trình, quy trình thực hiện và các yêu cầu cần thiết cho đối tác theo từng nhóm khám 
• Đảm bảo đối tác nắm rõ các yêu cầu về danh sách người khám, quy trình lấy mẫu, trả kết quả, hồ sơ và các mốc thời gian cần thực hiện.
• Sắp xếp và chuẩn bị danh sách người tham gia theo yêu cầu trả kết quả của từng khách hàng.
• Tiếp nhận và cập nhật các yêu cầu phát sinh từ Sales như bổ sung hạng mục khám/xét nghiệm, đăng ký người phụ thuộc hoặc các thay đổi liên quan.

2.2. Điều phối mẫu xét nghiệm và vật tư lấy mẫu

• Theo dõi danh sách các trường hợp còn thiếu mẫu sau khi hoàn tất lấy mẫu tập trung. Điều phối đơn vị vận chuyển/đối tác thực hiện thu gom các mẫu còn thiếu theo yêu cầu của từng nhóm khách hàng.
• Phối hợp với đối tác và bộ phận Logistics để theo dõi tình trạng thu gom, tiếp nhận và xử lý mẫu.
• Phối hợp xử lý các trường hợp mẫu không đạt, thiếu mẫu hoặc phát sinh vấn đề trong quá trình vận chuyển và tiếp nhận.
• Theo dõi nhu cầu bổ sung vật tư và phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo đối tác có đủ vật tư phục vụ chương trình.

2.3. Quản lý và phân phối kết quả xét nghiệm

• In và phân loại kết quả xét nghiệm máu sau khi hoàn tất lấy mẫu tập trung theo từng nhóm khách hàng.
• Kiểm tra số lượng và thông tin kết quả trước khi gửi cho đối tác.
• Gửi kết quả xét nghiệm cho đối tác theo đúng thời gian và yêu cầu của từng khách hàng.
• Rà soát và theo dõi danh sách kết quả xét nghiệm còn thiếu theo từng nhóm khách hàng.
• Upload file PDF kết quả xét nghiệm lên SharePoint theo từng nhóm khách hàng.
• Chủ động phát hiện các trường hợp thiếu, sai hoặc bất thường trong quá trình phân phối kết quả và phối hợp xử lý.

2.4. Điều chỉnh dữ liệu và kiểm soát chất lượng kết quả

• Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu điều chỉnh thông tin sau khi hoàn tất lấy mẫu, bao gồm họ tên, ngày sinh và các thông tin định danh khác. Đảm bảo các thông tin được điều chỉnh chính xác, đầy đủ và đúng quy trình.
• Tiếp nhận và phối hợp xử lý các trường hợp kết quả Pap/PathTest bị gán nhầm cho người khám hoặc nhóm khách hàng.
• Phối hợp với các bộ phận chuyên môn và đối tác để xác minh thông tin đối với các trường hợp sai lệch.
• Ghi nhận và báo cáo các trường hợp sai sót phát sinh để hạn chế tái diễn.

2.5. Quản lý nhóm khám và tiến độ hoàn tất

• Theo dõi trạng thái triển khai và tình trạng hoàn tất của từng nhóm khách hàng.
• Ghi nhận và cập nhật ngày dự kiến trả hồ sơ sức khỏe cá nhân và báo cáo tổng hợp.
• Chủ động follow-up đối tác và các bộ phận liên quan đối với các trường hợp có nguy cơ trễ tiến độ.
• Đảm bảo thông tin về thời gian trả kết quả và hồ sơ được cập nhật chính xác cho các bên liên quan.

2.6. Quản lý báo cáo tổng hợp và hồ sơ sức khỏe cá nhân

• Tiếp nhận file báo cáo tổng hợp từ đối tác và chuyển khách hàng xác nhận theo quy trình.
• Tiếp nhận báo cáo tổng hợp bản cứng từ các bên liên quan và thực hiện bàn giao cho đối tác theo yêu cầu.
• Tiếp nhận hồ sơ sức khỏe cá nhân bản cứng đã được niêm phong từ đối tác.
• Kiểm tra số lượng hồ sơ, tình trạng hồ sơ và đối chiếu với danh sách người khám.
• Sắp xếp và phân loại hồ sơ theo yêu cầu riêng của từng khách hàng.
• Kiểm tra hồ sơ scan và lưu trữ trên hệ thống/Drive nội bộ theo đúng quy định.
• Đảm bảo hồ sơ điện tử được lưu đúng người, đúng nhóm khách hàng và đầy đủ.
• Chuẩn bị và bàn giao hồ sơ sức khỏe cá nhân cho khách hàng theo kế hoạch.
• Theo dõi và xử lý các trường hợp thiếu hồ sơ, sai hồ sơ hoặc chênh lệch số lượng trước khi bàn giao.
• Đảm bảo việc quản lý và bàn giao hồ sơ tuân thủ các yêu cầu về bảo mật thông tin khách hàng và hồ sơ y tế.

2.7. Đối soát thanh toán và phối hợp nội bộ

• Phối hợp với Accounting và các bộ phận liên quan để xử lý các trường hợp chênh lệch hoặc cần bổ sung thông tin.
• Theo dõi tiến độ đối soát và hỗ trợ cung cấp chứng từ/thông tin liên quan khi có yêu cầu.
• Chủ động thông báo và báo cáo các vấn đề có khả năng ảnh hưởng đến tiến độ hoặc chất lượng dịch vụ.

2.8. Quản lý dữ liệu, báo cáo và cải tiến vận hành

• Tổng hợp và cập nhật dữ liệu vận hành liên quan đến danh sách người khám, mẫu xét nghiệm, kết quả và hồ sơ.
• Theo dõi các trường hợp thiếu mẫu, thiếu kết quả, thiếu hồ sơ hoặc cần điều chỉnh và cập nhật tình trạng xử lý.
• Thực hiện các báo cáo vận hành theo yêu cầu của cấp quản lý.
• Theo dõi các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành và ghi nhận nguyên nhân. Đề xuất các giải pháp nhằm giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao hiệu quả phối hợp với đối tác.
• Tham gia xây dựng, cập nhật và cải tiến SOP, biểu mẫu, hướng dẫn và các tài liệu vận hành liên quan.

 3. Yêu cầu công việc và năng lực

3.1. Trình độ và kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học, ưu tiên các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Y tế, Điều dưỡng, Hành chính hoặc các lĩnh vực liên quan.
• Có kinh nghiệm trong lĩnh vực Operations, Healthcare Operations, Customer Service, Medical Records, điều phối hoặc quản lý đối tác là một lợi thế.
• Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường dịch vụ y tế, chăm sóc sức khỏe doanh nghiệp hoặc phối hợp với đối tác là lợi thế.

3.2. Kiến thức và kỹ năng chuyên môn

• Có khả năng điều phối và tổ chức công việc, quản lý nhiều đầu việc, nhiều nhóm khách hàng và theo dõi tiến độ đồng thời.
• Sử dụng tốt Microsoft Office, đặc biệt Excel; có kinh nghiệm sử dụng SharePoint hoặc các hệ thống quản lý/lưu trữ dữ liệu là một lợi thế. Có khả năng lập báo cáo, tổng hợp thông tin và theo dõi tình trạng xử lý công việc.
• Có kỹ năng giao tiếp và trao đổi công việc với đối tác qua email/điện thoại một cách rõ ràng, chuyên nghiệp.
• Cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác, đặc biệt khi xử lý thông tin cá nhân, kết quả xét nghiệm và hồ sơ y tế.
• Chủ động và có tinh thần trách nhiệm, theo sát công việc đến khi hoàn tất.
• Có khả năng xử lý vấn đề, xác định nguyên nhân và phối hợp với các bên liên quan để đưa ra phương án xử lý phù hợp.
• Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp hiệu quả với nhiều phòng ban.
• Có tư duy dịch vụ, hướng đến trải nghiệm tốt cho khách hàng và đối tác.

3.3. Yêu cầu khác

• Thời gian làm việc linh động, sẵn sàng điều chỉnh thời gian làm việc và xử lý các công việc phát sinh ngoài giờ hành chính khi cần thiết để đảm bảo tiến độ và chất lượng vận hành. Sẵn sàng hỗ trợ các công việc phát sinh liên quan đến vận hành theo yêu cầu của cấp quản lý.